על פניו ולכאורה, כל מי שמשתמש בתוכנת עיבוד תמלילים יכול להכין חשבוניות לבד, אך הדבר כלל לא מדויק. הפקת חשבוניות צריכה לעמוד בתנאים מאוד מדוקדקים כפי שקובעת רשות המיסים. הבשורות הטובות הן שלא צריך ללכת רחוק כדי לעשות זאת. נסביר כל מה שחשוב לדעת על הוצאת חשבוניות, בלי להסתבך, באינטרנט.
א. וודאו שמדובר בשירות מאושר
ישנם כיום לא מעט אתרים שמציעים לכל אחד להכין מסמכים מעוצבים, בתשלום או בחינם. אבל הפקת חשבוניות באינטרנט זה לא סתם מסמך מעוצב (למרות שכדאי שכל חשבונית תהיה גם מעוצבת נכון מבחינה גרפית). הדבר הראשון שאתם חייבים לוודאי, ולא משנה באיזו אפשרות מקוונת אתם בוחרים זה שמדובר בשירות מאושר. אם רשות המיסים בדקה את האפשרות הזאת ואישרה אותה, זאת אומרת שאתם מכוסים מבחינת החוק. אבל עדיין, יש הבדלים בין האפשרויות השונות ולכן נעבור להיבט חשוב נוסף.
ב. האפשרות המועדפת – ידידותית לשימוש
חלק מהאפשרויות באינטרנט שנועדו להוצאות חשבוניות מתאימות בעיקר לעסקים גדולים. אפשרויות מסוימות מתאימות יותר לעסקים קטנים. במידה ואתם לא עסק גדול, אין לכם מנהל חשבונות צמוד ואתם לא מבינים בראיית חשבון, אתם צריכים להיעזר באפשרות שבנויה לציבור הרחב. לדוגמא, תוכנות מקוונות שנועדו לפרילנסרים או לעסקים קטנים צריך שיהיו ידידותיות לשימוש, לקלות לתפעול. פיצ'רים יותר מסובכים או מורכבים מאפיינים תוכנות שמתאימות לשימוש של רואי חשבון, יועצי מס ומנהלי חשבונות בעלי תעודה מקצועית.
ג. שירות בענן עם אופציות נלוות
הפקה של קבלות, חשבוניות ומסמכים אחרים באינטרנט מבוססת לרוב על שירות ענן. כלומר, השירות ניתן דרך כל מחשב או סמרטפון, עם חיבור אונליין לאינטרנט. במילים אחרות, אתם לא צריכים להוריד איזו שהיא תוכנה או לבצע עדכונים. ספק השירות מבצע את כל העדכונים אצלו ובכל פעם שאתם נכנסים עם קוד או סיסמא, אתם משתמשים בגרסה הכי עדכנית. שימו לב שחלק מהאפשרויות נותנות אופציות נלוות מאוד יעילות. לדוגמא, עיצוב עצמאי של המסמכים שלכם או ממשק עם שירותי סליקה אונליין.
ד. אפשרות הוצאת חשבונית בערוצים שונים
אם אתם משתמשים באפליקציית כגון וואצאפ, שימו לב שבחלק מהאפשרויות ניתן להעביר מסמכי עסקה לא רק במייל אלא גם בהודעת אפליקציה רגילה לכל דבר. אם אתם מחובבי האפליקציה או שהלקוחות שלכם משתמשים בה, זהו פתרון מצוין. בנוסף, האפשרות להעביר כל מסמך במייל (אגב, גם תעודות משלוח, הזמנות, הצעות מחיר וכדומה) חוסכת לכם זמן. לא צריך להדפיס, לא צריך לתייק, הכל פשוט ונוח. יחד עם זאת, כדאי לבחור באפשרות שגם מאפשרת, אם צריכים, להדפיס מסמך או דוח פיננסי כזה או אחר.
לסיום, לפי רכישת השירות, בדקו האם העלות מתומחרת לפי פרק זמן (למשל עלות חודשית) או לפי כמות מסמכים. ניתן להצטרף למסלולים רצויים, לפי גודל העסק ובהתאם לכמות העסקאות שאתם מנהלים בחודש מול הלקוחות.
